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Proyectos

Adaptando el workflow con Jira

En la gestión de proyectos en algunas ocasiones se requiere trabajar con un workflow (flujo de trabajo) ajustado a los requerimientos de un proyecto, mientras que para otros se requiere un workflow distinto.

Un workflow no es más que un proceso compuesto por Estados y Transiciones, mediante el cual el equipo realiza las actividades (también llamadas Issues) asignadas para avanzar hacia la culminación exitosa de los mismos. Es por esto que los flujos de trabajo adecuados permiten que el equipo sea más eficiente.

Jira cuenta con flujos de trabajo predefinidos. Cada gerente de proyecto debe evaluar si los estados, transiciones y condiciones utilizados por estos flujos de trabajo se ajustan a la forma de trabajo del equipo, recordemos que es importante que el workflow se adapte a la dinámica del equipo, de lo contrario se perdería valor en la gestión.

Sin un workflow establecido, no se va a ningún lado.
Dan Radigan

La manera más fácil y recomendada de adaptar un flujo de trabajo es partiendo de un workflow inactivo; es decir que no esté implementado en ningún proyecto. Pero en muchos casos el proyecto ya ha iniciado y se debe mejorar el proceso sobre la marcha. En este artículo aprenderemos a adaptar nuestro flujo de trabajo en Jira, aunque el proyecto esté en curso.

Cada gerente de proyecto debe evaluar si el esquema utilizado por estos flujos de trabajo se ajusta a la forma de trabajo del equipo, recordemos que es importante que el workflow se adapte a la dinámica del equipo, de lo contrario se perdería valor en la gestión.

Si aún no ha trabajo con Jira puede crear una instancia gratuita y adaptar su propio workflow.

¿Cuándo adaptar el Workflow?

Los siguientes puntos pueden ayudar a identificar cuándo debemos modificar un workflow o crear uno nuevo:

  • Cuando faltan estados o transiciones entre estados:

    Si se considera un proyecto de desarrollo de software, normalmente se tiene un estado de «Bajo Pruebas», sería recomendable colocar un estado de «Pendiente por Pruebas» antes de realizar la transición a «Bajo Pruebas», esto evitaría que se empuje más trabajo de lo que podría atender el equipo de Testing.
  • Cuando hay estados o transiciones innecesarias:

    Si se tiene una funcionalidad que pasó por el estado de «Diseño» y se mueve a «Desarrollo» una próxima transición de estado podría ser a «Bajo Pruebas» o «Reabierta», no necesariamente debe regresar a «Diseño». El encargado de la actividad en «Reabierta» podrá decidir si requiere ajustes o se cancela para ese momento.
  • Cuando un Issue requiere o no pasar por cierto estado:

    Según su esquema de trabajo puede que le interese que todos los Bugs pasen por «Bajo Pruebas», pero una Tarea no requiera pasar por este estado antes de finalizar en «Completado».

¿Cómo adaptar nuestro Workflow a un proyecto en curso?

Tiempo estimado: 15 minutos.

* Se requiere tener privilegios de administrador

  1. Realizar un Respaldo del Proyecto

    Por seguridad realice este paso. Dirígase a Configuración > Sistema. En la sección IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN seleccione Gestor de Copias de Seguridad. Seleccione Crear copia de seguridad

  2. Copiar el Workflow del proyecto

    Dirígase a Configuración > Incidencias.

    Configuración De Incidencias

    Luego, seleccione Flujos de Trabajo. A continuación ubique el workflow del proyecto y seleccione la opción Copiar

    Copiar un workflow existente en Jira

    Coloque un nombre para el nuevo flujo (para el ejemplo colocamos PROYECTOS AGIL SOFTWARE) y haga click en Copiar.

  3. Adaptar el workflow

    El workflow del que realizamos la copia fué Software Simplified Workflow (por defecto). El cuál se ve de esta manera:

    Software Simplied Workflow

    Para este caso de ejemplo queremos disponer de los estados: ABIERTO, EN DESARROLLO, DESARROLLO CULMINADO, BAJO PRUEBAS, CULMINADO, con sus respectivas transiciones.

    Nosotros editamos OPEN, IN PROGRESS Y DONE para renombrarlos como ABIERTO (categoría por hacer), EN DESARROLLO (categoría en curso) y CULMINADO (categoría listo). Además creamos los estados: DESARROLLO CULMINADO (categoría por hacer), y BAJO PRUEBAS (categoría en curso)

    Diagrama de Workflow en Jira

  4. Asociar el Esquema de flujo de trabajo

    En el panel de Configuración > Incidencias, seleccione Esquemas de flujo de trabajo.

    Un esquema define la asociación entre los diferentes tipos de issues y el workflow.
    Haga click en Añadir esquema de flujo de trabajo, y coloque un nombre para el esquema y pulse Agregar. Luego haga click en Agregar flujo de trabajo y seleccione Agregar un flujo de trabajo existente. Seleccione el workflow que adaptó en el punto anterior y click en Siguiente.

    Posteriormente seleccione los tipos de issues para el esquema asociado al workflow y haga click en Terminar.

  5. Activar el workflow

    Seleccione el proyecto, y haga click en Configuración de proyecto > flujos de trabajo. Haga click en Cambiar el esquema y seleccione el nuevo esquema creado en el punto anterior, luego presione Asociado, puede que posteriormente le pida confirmación.

    Asociar esquema de flujo de trabajo al proyecto

  6. Modificar el Tablero del proyecto

    Ingrese al proyecto y en las opciones del tablero seleccione Configuración del tablero.

    Configurar Tablero de Proyecto Jira

    Seleccione Columnas, y edite las columnas del tablero de ser necesario y agregue las columnas que hagan falta según los estados que creó. Regrese al tablero y verifique los nuevos cambios

Espero que este artículo le ayude a sacar el mayor provecho de la gestión con Jira, y le retorne en mayor productividad a su equipo al implementar procesos flexibles y adaptados a la empresa.

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Gloris Quijada
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